仕事でお客様や上司へプレゼンテーションをする機会があり、上手くできずに悩んでいる人もいるでしょう。相手に響くプレゼンテーションをするためには、構成や話し方などさまざまな要素が関係しています。何が上手くできていないのか自分で把握できていない人もいるかもしれません。本記事では、プレゼンテーションが上手くなるコツを解説します。
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目次
プレゼンテーションで重要なポイント
プレゼンが上手くできるかどうかは、事前準備と構成、資料、話し方の4つが重要なポイントです。これらのうちどれか1つでもおろそかにすると、良いプレゼンはできません。次章では、この4つのポイントに分けて、プレゼンのコツを解説していきます。
プレゼンテーションの事前準備をするコツ
プレゼンを上手く行うには事前準備が欠かせません。相手に響く話し方をしている人は、入念な事前準備を行なった上でプレゼンに臨んでいます。事前準備をするコツについて見ていきましょう。
コツ1.聞き手に関する情報収集をする
聞き手がどのような業界にいる人なのか、テーマについての知識はどの程度持ってているのか把握しておきましょう。例えば、インテリア販売ではどのような職業で、どのようなライフスタイルを送っているのか、インテリアに関してどのくらい詳しいのか把握していきます。その上で、聞き手の知識を考慮したプレゼンにすることが大切です。
コツ2.予行演習をしておく
本番に近い環境でプレゼンを実際に練習しましょう。話す時間やスライドの切り替えタイミングなど、改善点が見えてきます。ブラッシュアップすれば、ぶっつけ本番と比べて大きな違いが出ます。
プレゼンテーションの構成を考えるコツ
プレゼンでは、同じ内容でも順番が異なると相手が受け取る印象や理解の仕方が変わります。良いプレゼンをするには、構成を上手く作る必要があります。構成を考えるコツについて見ていきましょう。
コツ3.PREP法で構成を作る
PREP法とは、最初に結論を述べて、その後に理由を説明し、例を示し、最後に全体をまとめて再び結論を述べる方法です。PREP法で構成を作ると、シンプルで分かりやすい構成になります。ストレスなく内容や言いたいことを理解してもらえます。理由も説明するため、プレゼンに説得力を持たせられます。
コツ4.事例や具体例を入れる
抽象的な説明だけでは、聞き手にとっては理解しにくいことがあります。机上の空論のように捉えられてしまい、説得力を持たせるのも難しいです。事例や具体例、体験談などを入れるようにしましょう。話の内容に具体性が増し、聞き手にとって理解しやすくなり、説得力も高まります。
プレゼンテーションの資料作成をするコツ
プレゼンでは、聞き手は資料を見ながら話者の説明を聞きます。話す内容や話し方と同じくらい資料も重要です。プレゼンで使用する資料を作成するコツを見ていきましょう。
コツ5.情報を詰め込みすぎない
資料に多くの情報を詰め込めば良いというわけではありません。特に文字数が多すぎる資料は、一目で内容を理解しにくいです。そのため、プレゼンの資料には必要な情報だけを記載し、詳細な内容は口頭で説明するのが望ましいです。
コツ6.図表やグラフを入れて視覚的に理解できるようにする
資料に図表やグラフがあると、内容を視覚的に理解しやすくなります。一目見ただけで大まかな内容を把握でき、分かりやすく聞き手に刺さるプレゼンテーションになります。写真やイラストなども入れると、よりイメージしやすくなるでしょう。
コツ7.具体的な数値を入れる
資料にに「多い」「少ない」などのあいまいな表現を使うこともありますが、具体的な数値を用いるほうが望ましいです。人によってどのくらい多いのか、または少ないのか基準も異なるでしょう。あいまいな表現では聞き手には伝わりにくく、具体的な数値なら正確に伝わります。人によってどのくらいなら多いのか、または少ないのか基準も異なるでしょう。
プレゼンテーションでの話し方のコツ
プレゼンでは話し方によって聞き手への伝わり方が変わります。内容は良くても話し方が悪いと、聞き手には響きません。プレゼンをするときの話し方のコツについて見ていきましょう。
コツ8.聞き取りやすい話し方を心がける
プレゼンでは聞き取りやすい話し方を心がけましょう。ボソボソと話すと聞き取りにくいため、大きな声ではっきりゆっくりと話すのがコツです。特に第一声は通常よりも大きく高い声を出すようにしましょう。
「ええ～」「ああ～」などのつなぎ言葉を多用すると、聞きづらく自信がないように見られます。予行演習の段階で、なるべくつなぎ言葉なしで話せるようにしておきましょう。
コツ9.表情・視線を意識する
プレゼンでは話し手の表情や視線も重要です。笑顔は聞き手を安心感を与えます。内容に応じて表情を変えると効果的です。基本的は笑顔でも、部分的に悲しそうな表情や驚いたような表情を交えましょう。聞き手に内容が伝わりやすくなります。また、資料の方ばかり見ず、聞き手に視線を向け、反応を確かめながら話しましょう。
コツ10.ジェスチャーを加える
話すだけでなく、ジェスチャーを加えましょう。ジェスチャーを加えて話すと、内容が伝わりやすくなります。抑揚を付けやすくなり、強調したい部分を明確に示せます。ジェスチャーは驚きや喜び、悲しみなど感情表現にも効果的です。重要な箇所を強調し、感情表現を交えて、相手に響くプレゼンにしましょう。
コツ11.難しい言葉は使わない
専門用語や難しい言葉を使うと、聞き手が理解しにくいことがあります。知らない専門用語は使わず、簡単な言い回しに置き換えるのが望ましいです。どうしても専門用語を使う場合は、説明を加えましょう。
コツ12.言い切る形で話す
プレゼンにおいて語尾の話し方は重要です。語尾をあいまいにすると、主張が分かりづらくなってしまいます。語尾を話すときに声が小さくなったり早口になったりすると、自信がないように聞こえます。語尾は言い切る形ではっきり話すのが望ましいです。主張がはっきり伝わり、印象も良くなります。
プレゼンテーションでよくある失敗例
プレゼンを上手く行うコツだけでなく、失敗例を見ておくことも重要です。失敗例を見ておけば、自分がそうならないように対策を講じられます。では、よくある失敗例について見ていきましょう。
ただ読み上げるだけになってしまう
資料をただ読み上げるだけでは、聞き手の反応を見て対応できません。聞き手にとっては、ただ資料を読んでいるのと変わらないものになってしまいます。良い内容だったとしても、なかなか相手には響かないでしょう。
細かく説明しすぎてしまう
細かく説明しすぎるのもよくある失敗例の一つです。細かく長々と説明されると、聞き手には何を主張したいのか分かりづらくなってしまいます。プレゼンでは主張したい内容がはっきりと伝わるように、要点を絞って話すことが大切です。
まとめ
プレゼンを上手くするためには、コツを押さえた練習が必要です。上手くできない人は、記事で紹介した、事前準備や構成、資料作成、話し方の4つの重要なポイントに分けて、1つずつコツを意識してみましょう。コツを意識して場数を踏んでいけば、着実に上達します。本記事で紹介したコツを参考にして、少しずつ取り組んでいきましょう。
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